مرحبا, في أيامنا هذه, لم يعد هناك شيء الا ودخلت التكنولوجيا فيه, حتى أبسط الأمور أصبحت تعتمد على التكنولوجيا المتقدمة والمتطورة, وأصبح الناس يستخدمون حواسيبهم وأجهزتهم الذكية في كل شيء.. في عملهم ودراستهم وعلاقاتهم وكل شيء تقريبا, حتى أنه أصبح هناك ما يسمى بالمتاجر والتجارة الالكترونية… بالنظر 100 عام الى الوراء… لن تجد أيا من هذه الأشياء التي كانت تعتبر من المستحيلات حينها.. ولكن الانسان بطبيعته يبحث دائما عن تسهيل العمل والدراسة و يقوم بالبحث عن طرق تساهم في راحته وتقوم بالأعمال عوضا عنه, وهذا ما دفع عددا من رجال الأعمال والعلماء والمهندسين الى ابتكار كل هذه التكنولوجيا التي نراها في وقتنا الحاضر, ومنه ابتكار ما يسمى بالإدارة الالكترونية. ما هي الادارة الالكترونية؟ وماذا تعني؟ وكيف يمكنني الاستفادة من الادارة الالكترونية؟ تابع هذا المقال صديقي للتعرف على المزيد من المعلومات حول الادارة الالكترونية.
ما هي الادارة الالكترونية؟
هي الانتقال من العمل التقليدي الاداري الى توظيف الاتصالات وتقنيات المعلومات في البناء التنظيمي واستخدام التقنيات الحديثة كشبكات الحاسوب الآلية لربط الوحدات التنظيمية لتبسيط الحصول على المعلومات والبيانات لإنجاز الأعمال واتخاذ القرارات المناسبة وتقديم الخدمات بأقل تكلفة وبكفاءة وأسرع وقت ممكن. وهي تعني أيضا عدم وجود علاقات بين طرفي المعاملة مباشرة وإمكانية تنفيذ جميع المعاملات بشكل الكتروني, وتعني ايضا التفاعل المتوازي أو الجمعي, وتستخدم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات المكثفة وتحويلها لتصبح وسط أساسي للعمل.
الخلاصة: الادارة الالكترونية نظام الكتروني متكامل يهدف الى تحويل العمل الاداري المعتاد الى ادارة باستخدام الحواسيب بالاعتماد على نظم الكترونية ومعلوماتية قوية تساهم في اتخاذ القرارات الادارية بأقل التكاليف وبأسرع وقت ممكن, بالاستعانة بالإنترنت.
آثار تطبيق الادارة الالكترونية:
- إدارة من دون مكان: لأنها تتمثل باستخدام الهواتف الذكية الحديثة والحواسيب والعمل عن بعد عن طريق المؤسسات والشركات التخيلية.
- ادارة من دون أوراق: حيث أن العمل سيكون على أرشيف الكتروني وباستخدام البريد الالكتروني والمفكرات والرسائل الالكترونية الصوتية.
- ادارة بلا زمان: يستمر العمل 24 ساعة بدون توقف فلم يعدان الليل والنهار مهمان ولا حتى الصيف والشتاء, هذه الأمور جميعها أصبحت قديمة فأنت جالس في بيتك تعمل متى تريد ولا تتقيد بالظروف الطبيعية.
- إدارة بدون تنظيمات جامدة: فهي تشتغل من خلال المؤسسات الذكية والمؤسسات الشبكية التي تركز على صناعة المعرفة.
فوائد الإدارة الالكترونية:
- تسهيل الاجراءات داخل المؤسسات والشركات وهذا يضيف تقييم ايجابي على مستوى الخدمة التي تقدم للمواطن, كما يكون نوع هذه الخدمة أكثر جودة.
- توفير وقت كثير بدلا من استهلاكه في إنجاز المعاملات الإدارية على اختلافها.
- الموضوعية والدقة في العمليات التي تنجز داخل المؤسسة.
- تبسيط الاتصالات بين دوائر الشركة أو المؤسسة المختلفة وكذلك مع المؤسسات التي تقع خارج بلد المؤسسة.
- عدم استخدام الورق وهذا سوف يحد من مشكلة تعاني منها جميع المؤسسات تقريبا وهي عملية التوثيق والحفظ, وهذه يقلل من استهلاك المساحات وتعبئتها بالأشياء الأخرى بدلا من الأوراق, كما أن تقليل استخدام الورق سينعكس ايجابا بشكل ملحوظ على عمل المؤسسة.
المستلزمات الأساسية لتطبيق الادارة الالكترونية:
- يجب توفير بنية شبكية تحتية سريعة وقوية وآمنة.
- يجب توفير بنية معلوماتية قوية.
- وجود كادر استثمار بشري مدرب على استعمال أحدث التقنيات.
- وجود كادر بشري تقني يمكنه القيام بعمليات واجراءات الدعم الفني والقيام بتطوير الأنظمة المعلوماتية الحديثة.
أهداف الإدارة الالكترونية:
- تحسين الخدمات المقدمة: التوصيل في أي مكان وأي وقت, خفض التنقل, الوصول الى المعلومات بسهولة.
- تطوير الإدارة العامة: إعادة استخدام الحلول, والتقليل من الأعمال الورقية.
- تطوير التنافس الاقتصادي: استعمال الانترنت في التجارة العالمية, والسماح للشركات الصغيرة والمتوسطة بدخول المنافسة.
- التقليل من المصاريف: كمصاريف الذهاب الى العمل وطبع الأوراق والعديد من المصاريف الأخرى.
كيف يمكن التحول من الإدارة التقليدية العادية الى الادارة الالكترونية؟
يجب العمل على تحقيق هذه المراحل للتحول من الإدارة العادية المعروفة الى الإدارة الالكترونية:
- تحويل جميع المعلومات الورقية الى معلومات الكترونية وأتمتة مؤسسات الدولة.
- توفير البنية التحتية اللازمة لربط جميع مؤسسات وشركات الدولة بشبكة معلومات واحدة وتوزيع المعلومات والبيانات في مختلف الجهات.
- تحديد التعاملات بين كل مؤسسة وكل مواطن والعمل على تحويلها الى تعاملات الكترونية.
معوقات الإدارة الالكترونية:
- عدم وجود التشريعات المناسبة واللازمة.
- انعدام وعي الجمهور تقريبا بالفوائد المرجوة من هذا المشروع.
- الخوف من عدم التكيف والتغيير.
- ضعف التنسيق وعدم وجود الكفاءات المناسبة للعمل على هذا المشروع.
- قلة في الاعتمادات والموارد المالية.
- غياب وسائل التواصل المناسبة.
- بعض مشكلات الانترنت وانتشاره كاللغة الانجليزية وتكلفته العالية.
بعض تقنيات الإدارة الالكترونية:
- المحمول.
- خدمات الويب.
- إدارة وتنظيم علاقات العملاء.
- إدارة وتنظيم المستندات الالكترونية.
- الأرشفة
- الشبكة والتخطيط.
- تنظيم الانتاج.
- برامج ادارة الموظفين.
- برامج الحضور والانصراف.
- والثورة الحالية المتاجر السحابية
الجدير بالذكر أن أي شيء تقوم بعمله على الانترنت يندرج تحت مسمى الادارة الالكترونية, سواء مراسلات وايميلات, أو استخدام برامج الموارد البشرية, أو استخدام مواقع التواصل الاجتماعي , أو التسويق الالكتروني أو الأنظمة والمتاجر الالكترونية.
ويسعدنا تعريفك بنظام علامه أعمال وهو يعمل بطريقة فردية للمتاجر الحقيقية وتحويلها جزئياً الى المتاجر السحابية لتحقيق مبيعات اكثر وادارة علاقات العملاء، يمكنك التعرف اكثر على علامه أعمال من خلال هذا الرابط http://biz.alamh.com
