إن التطورات التكنولوجية التي يشهدها العصر الحالي فرضت بعض الصعوبات والتحديات على الشركات والمؤسسات وأصحاب الأعمال في كيفية مواكبتها، لذا أصبح محتماً عليهم استخدام تكنولوجيا الاتصالات والمعلومات وأساليب إدارة حديثة للتغلب على تلك العقبات والارتقاء بالمستوى الإقتصادي بشكل عام.
نشأ عن تلك الخطوات المتبعة لأحدث التقنيات ومتطلبات العصر مصطلح الإدارة الإلكترونية. سوف نتعرف معكم في هذا المقال عن مفهوم الإدارة الإلكترونية و خصائصها وأهم ما يتعلق بها.
مفهوم الإدارة الإلكترونية
إن الإدارة الإلكترونية هي المنهج الحديث المتّبَع بدلاً من الإدارة التقليدية. و لا تقتصر فقط على التغذية الإلكترونية للبيانات داخل المؤسسة أو الكيان الإداري بل ترنو إلى تحقيق التكامل بين جمع البيانات واستخدامها في الإدارة وتوجيه الجهود نحو تحقيق الأهداف المنشودة، لذا فمن شأن الإدارة الإلكترونية تحسين كفاءة الإنتاج وزيادة فاعلية الأداء في المؤسسة.
خصائص الإدارة الإلكترونية
هناك العديد من الخصائص التي تميز الإدارة الإلكترونية عن التقليدية ومنها:
- تستخدم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في تقديم أفضل أنواع الخدمات و أكثرها دقة في أداء الأعمال.
- الشفافية و الوضوح في تقديم الخدمات المؤسسية.
- رفع الأداء والكفاءة وتحقيق ذلك في التعامل.
- تبسِّط إجراءات العمل كما توفّر إستجابة سريعة لطلبات العملاء
- تتخطى حدود الزمكان التي تُعيق حركة التعاملات.
- تضمن وصول كافة بيانات العملاء مع ضمان الحفاظ على السرية والخصوصية.
- كما توفر العديد من الخدمات المتنوعة للعملاء وفقاً لرغباتهم.
- تحسّن الكفاءة الاقتصادية والإنتاجية للمؤسسات في شتى المجالات.
أهداف الإدارة الإلكترونية
إن الغاية الأساسية من الإدارة الإلكترونية هي تحسين أداء الشركات والمؤسسات والارتقاء بمستوى الاقتصاد عن طريق تطبيق هذه الأهداف:
١- استخدام الإدارة الحديثة والاستغناء عن تعقيدات ومعوقات العمل اليومية.
٢- توفير بيانات العملاء للمسؤولين وجعلها تحت الطلب.
٣- جذب الاستثمارات الخارجية عن طريق إدخال آليات وتقنيات جديدة.
٤- خفض تكاليف المعاملات على المستهلك وصاحب الأعمال.
٥- شفافية البيانات و سهولة إطلاع العميل عليها في أي وقت.
متطلبات الإدارة الإلكترونية
أولاً: متطلبات إدارية
حتى تتمكن كصاحب عمل أو مؤسسة من تطبيق الإدارة الإلكترونية على وجهها الأكمل، سيتوجب عليك وضع استراتيجية شاملة لمراحل تطبيقها وكل ما يتطلبه الأمر على المستوى التقني و مستوى الموارد البشرية و ذلك عن طريق:
- وضع خطة تأسيس دقيقة و مفصلة.
- وضع هيكل تنظيمي جيد.
- حسن القيادة والدعم لخوض التجربة.
- تثقيف وتوعية الأفراد.
ثانياً: متطلبات مالية
إدخال التقنيات عالية الجودة إلى عملك ليس مجانياً بالتأكيد. لذا يتعين عليك توفير حصة من رأس المال لتمويل إدخال الأجهزة و تدريب أطقم العمل.
ثالثاً: متطلبات بشرية
كونك ستستغني عن الإدارة التقليدية لا يعني أن الأجهزة ستدير نفسها، فبالتأكيد هناك مبرمجون و مهندسون متخصصون وغيرهم من العناصر البشرية، وأهم الوظائف اللازمة في الإدارة الإلكترونية هي:
- مدير النظام
- مسؤول البيانات
- مُدخلو البيانات
- مسؤول استرجاع البيانات
- محلل ومصمم النظام
- فريق المبرمجين
- مسؤولو صيانة الأجهزة
رابعاً: متطلبات فنية
هذه هي القاعدة الأساسية التي تقوم عليها الإدارة الإلكترونية، فيجب أن توفر شبكة اتصالات جيدة لتستقبل جميع أعداد المتصلين، ثم ترفع من كفاءة مستوى شبكة الانترنت والأجهزة وقاعدة البيانات الأساسية وغيرها.
خامساً: متطلبات تقنية
بالإضافة إلى كل ما سبق لا يمكنك غض الطرف عن التقنيات الواجب توافرها خاصة في القطاعات الخدمية، وتتمثل هذه المتطلبات في:
- الأنظمة الداعمة
- الشبكات الإلكترونية
- المواد اللازمة للحواسيب
- البرمجيات
معوقات تطبيق الإدارة الإلكترونية
قد تواجه بعض العقبات في طريق تطبيق التكنولوجيا الجديدة مثل:
- أمن المعلومات في شركتك ليس كافياً بعد.
- ضعف المهارة في التعامل مع التكنولوجيا لدى الأفراد وأطقم العمل، إلى جانب رفض العاملين للتقنيات الجديدة.
- الميزانية المحددة لإدخال التقنية ليست كافية.
في النهابة فإن مواكبة التطور ومتطلبات العصر ليست بالأمر الهين مادمت تطمح للتفرد في مجال مشروعك، و كلاً من الإمكانيات البشرية والمادية والتقنية جزء لا يتجزأ من عملية الإدارة الإلكترونية.
